Kapek/Müllner, E-Mail-Kontrolle von Arbeitnehmern, Compliance Praxis 2/2017, 36

Die Einführung von Systemen, mit denen grundsätzlich eine Kontrolle des Internetverhaltens und des E-Mail-Verkehrs der Arbeitnehmer schon theoretisch möglich ist (!), erfordert idR den Abschluss einer Betriebsvereinbarung bzw in Betrieben ohne Betriebsrat der Zustimmung jedes einzelnen Arbeitnehmers. Während die Einsichtnahme in dienstliche E-Mails durch den Arbeitgeber generell zulässig ist, darf in private E-Mails grundsätzlich nur mit besonderer Ermächtigung Einsicht genommen werden. Liegt eine solche nicht vor, muss die Prüfung des Inhalts einer E-Mail umgehend eingestellt werden, sobald sich ergibt, dass es sich um private Kommunikation des Arbeitnehmers handelt. Die Autoren empfehlen in diesem Zusammenhang die Einführung einer strikten Policy für die Nutzung von Internet und E-Mail-Accounts. Dabei sollte der Arbeitnehmer bei Erlaubnis zur Privatnutzung des E-Mail-Accounts verpflichtet werden, private E-Mails in einem gesonderten Ordner zu speichern und zu verwalten. Eine allfällige Datenschutzverletzung, die aus einer nicht korrekten Verwaltung der E-Mail-Ordner durch den Arbeitnehmer resultiert, könnte in diesem Fall nur erschwert geltend gemacht werden. Weiters empfehlen die Autoren in jedem Fall - auch wenn es im Unternehmen einen Betriebsrat gibt -, Einzelvereinbarungen mit den Arbeitnehmern abzuschließen, die eine umfassende Einsichtnahme in die E-Mail-Accounts erlaubt. Hierbei könnte die Einsichtnahme auf "dringende" Fälle (etwa Notfälle, unerwartete Abwesenheit, strafrechtlich relevante Verdachtsmomente etc) eingeschränkt werden.