Knyrim/Tien, Der elektronische Personalakt: Was ändert die neue Datenschutzgrundverordnung?, personal manager 5/2017, 51

Der Beitrag widmet sich den datenschutzrechtlichen Bedingungen der Umstellung auf eine elektronische Personalverwaltung und informiert über die Neuerungen, die sich durch die Datenschutzgrundverordnung ergeben. Vor der Einführung des E-Personalaktes sollten die Unternehmen klar definieren, welche Datenarten verarbeitet werden dürfen. Grundsätzlich ist festzuhalten, dass Arbeitgeber nur Unterlagen verarbeiten dürfen, die erforderlich sind, um den rechtmäßigen Zweck der Datenverarbeitung - hier konkret die Personalverwaltung - zu erfüllen. So sind zB nicht alle Daten aus dem Meldezettel oder der Geburtsurkunde des Mitarbeiters für das Arbeitsverhältnis relevant. Zusätzlich müssen die Mitarbeiter über die Verarbeitungstätigkeit informiert und diese im Verarbeitungsverzeichnis aufgenommen werden. Auch sind diverse Mitteilungspflichten an den Betriebsrat sowie gegebenenfalls die Pflicht zum Abschluss einer Betriebsvereinbarung bzw das Einholen der Zustimmung der Mitarbeiter zu beachten. Letztlich empfehlen die Autoren noch, im Vertrag mit dem Auftragsverarbeiter (HR-Softwareunternehmen) die wesentlichen Eckpunkte der Zusammenarbeit sowie Zugriffsberechtigungen und Löschroutinen zu definieren.