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Datenschutzbehörde: Löschung von Bewerberdaten

Bearbeiter: Bettina Sabara

Für eine Frist von sieben Monaten ist die Speicherung von Bewerberdaten notwendig; in diesem Zeitraum besteht kein Recht auf Löschung der Bewerberdaten.

DSGVO: Art 17 Abs 3 lit e

GlBG: § 26 Abs 1, § 29 Abs 1

Die Speicherung von Bewerberdaten ist für den potenziellen Arbeitgeber notwendig, um sich gegen allfällige Ansprüche innerhalb der sechsmonatigen Klagsfristen gemäß §§ 15 und 29 GlBG verteidigen und begründen zu können, weshalb keine Diskriminierung vorliegt. Für die Speicherung ist eine Frist von sieben Monaten ab Bewerbungseingang angemessen (sechsmonatige Klagsfrist plus ein weiterer Monat für den allfälligen Klageweg). Innerhalb dieser Frist kann ein Bewerber daher nicht die Löschung seiner Bewerberdaten erwirken.

DSB 27. 8. 2018, DSB-D123.085/0003-DSB/2018

Sachverhalt

Der Beschwerdeführer hat sich am 17. 5. 2018 sowie am 11. 6. 2018 bei der Beschwerdegegnerin beworben, seine personenbezogenen Daten wurden in der Bewerberdatenbank der Beschwerdegegnerin abgespeichert.

Zum Antrag des Beschwerdeführers auf Löschung seiner Daten aus der Bewerberdatenbank teilte ihm die Beschwerdegegnerin mit, dass dem Antrag nicht entsprochen werde, die Bewerberdaten jedoch nicht mehr für ausgeschriebene Stellen herangezogen würden. Ferner würden die Bewerberdaten insgesamt sieben Monate nach Bewerbungseingang (sechs Monate zuzüglich eines Monats für den potenziellen Klageweg) gelöscht werden. Die Bewerberdaten müssten aufgrund eines potenziellen Verfahrens nach dem Gleichbehandlungsgesetz – zumindest vorerst – noch gespeichert werden.

Entscheidung

Ausnahmen vom Recht auf Löschung

Das Recht auf Löschung gemäß Art 17 Abs 1 und 2 DSGVO kommt dann nicht in Betracht, wenn eine Verarbeitung in den – taxativ aufgezählten – Fällen des Art 17 Abs 3 lit a bis e DSGVO erforderlich ist. Im vorliegenden Fall kommt der Tatbestand nach Art 17 Abs 3 lit e DSGVO in Betracht, also eine Verarbeitung, die zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sein könnte.

Dazu hält die Datenschutzbehörde fest, dass die „Verteidigung von Rechtsansprüchen“ – nicht widersprüchlich zum Wortlaut – auch „Verteidigung gegen Rechtsansprüche“ meint. Diese Regelung greift in zeitlicher Hinsicht jedenfalls dann, wenn die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von (bzw gegen) Rechtsansprüchen schon stattfindet oder sicher bevorsteht. Die bloß abstrakte Möglichkeit rechtlicher Auseinandersetzungen ist nicht ausreichend.

IZm einem Löschbegehren gegen einen Verantwortlichen des öffentlichen Bereichs hat der VfGH auch ausgesprochen, dass der bloß allgemeine Hinweis nicht ausreicht, es wären noch „entsprechende Verfahren anhängig“. Vielmehr muss im Einzelfall konkret dargelegt werden, weshalb nach Abschluss eines Verfahrens eine „Notwendigkeit zur Aufbewahrung der Unterlagen betreffend das Privatleben“ des Betroffenen besteht. Ferner ist darzulegen, welche konkreten Verfahren noch anhängig sind, die iVm den Unterlagen des bereits abgeschlossenen Verfahrens bestehen (vgl VfGH 12. 12. 2017, E 3249/2016-11, jusIT 2018/44).

Umgelegt auf ein Löschbegehren gegen einen Verantwortlichen des privaten Bereichs (wie vorliegend) bedeuten diese Ausführungen, dass der allgemeine Hinweis auf potenziell zukünftige, noch nicht anhängige bzw nicht sicher bevorstehenden (Gerichts-) Verfahren nicht ausreicht, um dem Löschbegehren nicht entsprechen zu müssen. Vielmehr muss der Verantwortliche darlegen, welche konkreten zukünftigen Verfahren auf welcher Grundlage anhängig gemacht werden könnten und inwiefern durch derartige Verfahren zum Zeitpunkt der Entscheidung der Datenschutzbehörde eine Notwendigkeit zur weiteren Speicherung der personenbezogenen Daten begründet wird.

Kein Anspruch auf Löschung

Im vorliegenden Fall verweigerte die Beschwerdegegnerin – zumindest vorerst – die sofortige Löschung der Bewerberdaten des Beschwerdeführers und führte eine mögliche Geltendmachung eines Ersatzanspruches nach § 26 Abs 1 GlBG ins Treffen. Dem ist im Ergebnis nicht entgegenzutreten:

Nach § 29 Abs 1 GlBG kann ein Ersatzanspruch gemäß § 26 Abs 1 GlBG innerhalb einer Frist von sechs Monaten geltend gemacht werden. Die Beschwerdegegnerin bezieht sich somit nicht allgemein auf ein potenziell zukünftiges Verfahren, sondern benennt einen konkreten Anspruch, der ihr gegenüber innerhalb eines konkreten Zeitraums geltend gemacht werden könnte.

Bewerberdaten können naturgemäß als Grundlage für die Entscheidung dienen, ob ein Arbeitsverhältnis mit einem gewissen Bewerber begründet wird. Vor diesem Hintergrund ist iSv Art 17 Abs 3 lit e DSGVO die weitere Speicherung von Bewerberdaten notwendig, um sich gegenüber einem Anspruch gemäß § 26 Abs 1 GlBG zu verteidigen bzw um im Rahmen eines Verfahrens nach dem GlBG begründen zu können, weshalb keine Diskriminierung iSv § 17 Abs 1 Z 1 GlBG vorliegen würde.

Ferner benannte die Beschwerdegegnerin einen konkreten Zeitpunkt, ab wann sie die Bewerberdaten löschen werde. Für den Beschwerdeführer ist somit klar erkennbar, ab welchem Zeitpunkt seine Bewerberdaten gelöscht werden. Darüber hinaus erklärte sich die Beschwerdegegnerin auch bereit, die Bewerberdaten des Beschwerdeführers zum ehest möglichen Zeitpunkt zu löschen, also nach Ablauf der Frist von § 29 Abs 1 GlBG. Der zusätzliche Monat zur sechsmonatigen Frist nach § 29 Abs 1 GlBG (sohin sieben Monate ab Bewerbungseingang) berücksichtigt einen potenziellen Klageweg und ist angemessen und nicht unverhältnismäßig lange. Die Beschwerdegegnerin erklärte sich ebenfalls dazu bereit, die gegenständlichen Bewerberdaten zwecks Verteidigung gegen einen Ersatzanspruch nach dem GlBG aufzubewahren, und diese nicht mehr für die Besetzung etwaiger Stellen heranzuziehen.

Im vorliegenden Fall war die sechsmonatige Frist von § 29 Abs 1 GlBG (bzw sieben Monate ab Bewerbungseingang) zum Zeitpunkt der Entscheidung der Datenschutzbehörde noch nicht abgelaufen; damit lagen die Voraussetzungen von Art 17 Abs 3 lit e DSGVO vor, weshalb im Ergebnis ein Löschungsanspruch zu verneinen war.

Artikel-Nr.
Rechtsnews Nr. 26297 vom 08.11.2018