Der Weg ins neue Gehaltssystem im Handel - wichtige Fragen zur Anwendung der Umstiegsregelungen

1. Die Übergangsbestimmungen im Überblick

Die Übergangsbestimmungen sichern die Ansprüche der Angestellten und geben den Weg in das neue Gehaltssystem vor. Die bestehenden Ansprüche werden so auf das neue System "umgebaut". Dieser "Umbau" beschäftigt in größeren Betrieben viele Bereiche und Abteilungen. In kleineren Betrieben werden weniger Personen mit dem Umbau und den damit verbundenen Entscheidungen und Umsetzungsarbeiten betraut sein.

Bis zum 1. 1. 2022 müssen alle Betriebe in das neue Gehaltssystem wechseln. Der Umstiegsstichtag ist mit dem Betriebsrat zu vereinbaren. In Betrieben ohne Betriebsrat müssen die Beschäftigten drei Monate vor Umstieg schriftlich informiert werden. Bis zu diesem Stichtag gilt für alle, auch für Neueintritte, die alte Gehaltsordnung weiter.

Alle Angestellten müssen, entsprechend ihrer Tätigkeit, einer Beschäftigungsgruppe im neuen System zugeordnet werden. Ist die richtige Beschäftigungsgruppe gefunden, ist der nächste Schritt die Zuordnung in die richtige Stufe der Gehaltstabelle. Basis für den Übergang sind die Einstufungen, also das kollektivvertragliche Mindestgehalt in der alten Gehaltstabelle, zum Umstiegsstichtag. Die Einstufung in der neuen Gehaltstabelle erfolgt dann in jene Stufe mit dem nächsthöheren kollektivvertraglichen Mindestgehalt der entsprechenden Gruppe. Der Angestellte wird jeweils in das erste Jahr der Stufe in der neuen Gruppe eingereiht, wobei sein individueller Vorrückungsstichtagsmonat aufrecht bleibt. Steht kein höherer Betrag zur Verfügung, hat die Einstufung in die höchste Stufe der Gruppe zu erfolgen. Differenzen werden dann als Reformbetrag 1 ausgewiesen, der in der Lohnverrechnung künftig wie ein kollektivvertragliches Mindestgehalt behandelt und erhöht wird. Bestehende Überzahlungen können auf höhere kollektivvertragliche Mindestgehälter angerechnet werden. Ausgenommen davon sind Provisionen, Prämien oder andere Entgeltbestandteile. Im Übergang gibt es damit keine Vordienstzeitenanrechnung!

Ein Monat vor Übergang ist jedem Angestellten ein Umstiegsdienstzettel zu übermitteln.

2. Eine Wegbeschreibung in das neue Gehaltssystem

Nachstehende Checkliste ist als einfache Wegbeschreibung in das neue Gehaltssystem zu verstehen. Es empfiehlt sich die daraus resultierenden Tätigkeiten zu erarbeiten, einer Person zuzuteilen und eine Timeline zu erstellen.

3. Der Umstieg zum 1. Jänner

Aus unterschiedlichen Gründen wählen Betriebe gerne den 1. Jänner als Umstiegsstichtag. Dabei ist zu beachten, dass die Basis für den Umstieg jene kollektivvertraglichen Mindestgehälter sind, die am 1. Jänner gelten. Der Kollektivvertrag für Angestellte und Lehrlinge im Handel wird mit 1. Jänner angepasst. Damit gelten bereits die erhöhten Gehaltstabellen. Mit 1. Jänner 2022 wird die alte Gehaltstabelle ein letztes Mal erhöht, damit dies auch korrekt umgesetzt werden kann.

Für den Umstieg bedeutet das, dass zuerst die Gehaltserhöhung in der alten Gehaltsordnung zu berechnen ist und sich erst dann das nächsthöhere Gehalt im neuen Gehaltssystem ergibt. Alle weiteren Berechnungen für Überzahlungen, Pauschalen etc können erst nach diesem Schritt erfolgen.

4. Der Vorrückungsstichtag als kleiner Stolperstein

Vorrückungen der Angestellten haben Vorrang. Daher zuerst die Vorrückung in der alten Gehaltsordnung und dann das nächsthöhere Gehalt in der richtigen Beschäftigungsgruppe ermitteln. Bei einem Umstieg zum 1. Jänner gilt: zuerst die Gehaltserhöhung in der alten Gehaltsordnung, dann dort die Vorrückung und zuletzt wird das nächsthöhere Gehalt im neuen System ermittelt. Selbstverständlich ist es möglich, zugunsten der Angestellten alle Vorrückungen eines bestimmten Zeitraumes nach dem Umstiegsstichtag vorzuziehen bzw mit dem Umstiegsstichtag gleichzustellen.

Mit dem Umstieg beginnen jedenfalls alle Angestellten in der neuen Gehaltstabelle ihre Entwicklung im ersten Jahr der jeweiligen Stufe. Der Umstiegsstichtag wird aber nicht zum neuen Vorrückungsstichtag für alle Angestellten im Betrieb. Die erste Vorrückung nach dem Umstiegsstichtag erfolgt "im dritten Jahr", gerechnet vom Umstiegsstichtag, mit jenem Monatsersten, der dem Vorrückungsstichtagsmonat vor dem Übertritt in die neue Gehaltsordnung entsprochen hat.

Beispiel 1: Eintrittsdatum 1. März 2012; Umstiegsstichtag 1. Jänner 2020

➜ Die erste Vorrückung in der neuen Tabelle erfolgt mit 1. März 2022 (im dritten Jahr gerechnet vom Umstiegsstichtag).

Beispiel 2: Eintrittsdatum 1. Jänner 2018; Umstiegsstichtag 1. Jänner 2022

➜ Die erste Vorrückung in der neuen Tabelle erfolgt mit 1. Jänner 2024 (im dritten Jahr gerechnet vom Umstiegsstichtag).

Vorausgesetzt ist, dass der Angestellte in der Zeit keine Umreihung in eine höhere Beschäftigungsgruppe hat. Eine Umreihung verändert den Vorrückungsstichtag.

5. All-in-Verträge richtig umstellen

All-in-Verträge werden auch im Handel breit genutzt. Jedoch wurde der Gestaltungsspielraum mit dem 1. 1. 2016 durch den Gesetzgeber eingeschränkt. Für alle Verträge, die seit dem 1. 1. 2016 abgeschlossen werden, gilt, dass das Grundgehalt für die Normalarbeitszeit betragsmäßig ausgewiesen werden muss. Weiters ist im Zuge einer Deckungsprüfung festzustellen, ob tatsächlich alle zustehenden Ansprüche mit der All-in-Pauschale abgedeckt sind. Bei Unterdeckung hat eine entsprechende Nachzahlung zu erfolgen.

Verträge, die davor abgeschlossen wurden, enthalten oft nur die Vereinbarung eines Gesamtgehaltes und damit die Abgeltung "aller Leistungen und Ansprüche" des Arbeitnehmers. Welches Gehalt für die Normalarbeitszeit zusteht oder welche Entgeltbestandteile von der All-in-Pauschale umfasst sind, ist in diesen Fällen nur schwer nachzuvollziehen. Dies ist aber Voraussetzung für eine korrekte Anwendung der Übergangsbestimmungen. Denn ab dem Umstieg ins neue Gehaltssystem müssen alle All-in-Vereinbarungen den Formvorschriften des Kollektivvertrages entsprechen. Im All-in-Umstiegsdienstzettel sind daher betragsmäßig das kollektivvertragliche Mindestgehalt, das Grundgehalt für die Normalarbeitszeit und die Höhe der All-in-Pauschale anzuführen sowie einzeln, dem Grunde nach, alle Entgeltbestandteile, insbesondere Überstunden an Sonn- und Feiertagen. Eine betragsmäßige Auflistung dieser Entgeltbestandteile ist weder im Vertrag noch in der monatlichen Gehaltsabrechnung erforderlich. Muster für All-in-Umstiegsdienstzettel finden sich im Praxisleitfaden der Sozialpartner und im Anhang des Kollektivvertrages.

5.1. Das richtige Grundgehalt

Das Grundgehalt für die vereinbarte Normalarbeitszeit setzt sich aus dem kollektivvertraglichen Mindestgehalt und einer fixen, nicht zweckgebundenen, Überzahlung zusammen. Es bildet die Bemessungsgrundlage für die Berechnung von Mehrleistungen und Zuschlägen. Die Feststellung des richtigen Grundgehalts ist daher für den korrekten Umstieg unumgänglich.

Vor dem Umstieg ist daher zu prüfen, ob das Gesamtgehalt eine fixe, nicht zweckgebundene, Überzahlung enthält, die auf ein höheres kollektivvertragliches Mindestgehalt im neuen Gehaltssystem anrechenbar ist.

Gibt es keine Überzahlung, und entspricht das Grundgehalt dem kollektivvertraglichen Mindestgehalt, erhöht sich dieses im Umstieg entsprechend bzw es ergibt sich ein Reformbetrag 1. Häufig wird das Grundgehalt allerdings über dem kollektivvertraglichen Mindestgehalt liegen. Die Sozialpartner empfehlen, zur Rechtssicherheit für die Vertragsparteien, die Vereinbarung eines angemessenen Grundgehaltes für die Normalarbeitszeit. Die Bestimmungen des § 2 AVRAG sind zu berücksichtigen.

Folgendes Beispiel zeigt das Herausrechnen des Grundgehaltes aus einem vereinbarten Gesamtgehalt eines All-in-Vertrages. Dieser Rechenweg stützt sich auf Empfehlungen einzelner Landesstellen der österreichischen Gesundheitskasse und jüngster Gerichtsentscheidungen und basiert auf den Regelungen des Arbeitszeitgesetzes ab dem 1. 9. 2019.

Beispiel:

1.)	All-in-Vertrag vor dem Umstieg mit Einstufung in BG 3, 18. Berufsjahr:

Das monatliche Grundgehalt beträgt € 2.459,- brutto (für 38,5 Wochenstunden), zuzüglich einer Überzahlung von € 1.941,- brutto. Monatliches Gesamtgehalt somit € 4.400,- brutto. Alle Mehr- und Überstunden auf Basis des Arbeitszeitgesetzes (1. 9. 2019) sind damit vollständig abgegolten.

2.)	All-in-Vertrag nach dem Umstieg mit Einstufung in BG E, Stufe 4:

Aufgrund der Formvorschriften für All-in-Verträge im Kollektivvertrag braucht es ab dem Umstiegsstichtag eine Aufschlüsselung des Gesamtgehaltes. Diese ist auch Basis für die Deckungsrechnung. Da für Angestellte der Beschäftigungsgruppen A bis E sowie Angestellte der Beschäftigungsgruppe F in den Arbeitswelten Verkauf und Vertrieb sowie technischer Dienst, die vom AZG nicht ausgenommen sind, für die pauschalierte Abgeltung von Mehr- und Überstunden nur das rechnerische Höchstausmaß pro Kalenderjahr herangezogen werden darf, kann die All-in-Pauschale nur diese Stunden, unter Berücksichtigung der Höhe der Überstundenzuschläge, abdecken.

Das rechnerische Höchstausmaß ergibt sich aus der EU-Arbeitszeitrichtlinie und dem AZG (siehe Punkt 5.2. zur Berechnung des höchstzulässigen Ausmaßes).

Mit folgender Formel kann die Pauschale unter Berücksichtigung des rechnerischen Höchstausmaßes und daher auch des Grundgehaltes (= N) berechnet werden, wenn nur das Gesamtentgelt (= G) und das kollektivvertragliche Mindestgehalt bekannt sind.

In der folgenden Berechnung wird von 50 % Überstunden ausgegangen.

N = G/(1+(1,5x(48-40)x1/UTx4,33+(40-a)/NTx4,33))

a = Normalarbeitszeit lt Kollektivvertrag, UT = Überstundenteiler, NT = Normalstundenteiler

Für dieses Beispiel heißt das:

4.400/(1+(1,5×(48-40)×1/158×4,33+(40-38,5)×1/166,71× 4,33)) = 3.216,80

(Diese Formel ist einfach ins Excel übertragbar, indem zu Beginn ein "=" eingefügt und alle x mit * ersetzt werden.)

Es ergibt sich eine Überzahlung von € 666,80 brutto und eine Pauschale von € 1.183,20 brutto.

kollektiv­vertragliches Mindestgehalt NEU (BG E Stufe 4)	€ 2.550,00
Überzahlung	€ 666,80
Grundgehalt	€ 3.216,80
All-in-Pauschale für Mehr-& Überstunden	€ 1.183,20
Gesamtgehalt (All-in)	€ 4.400,00

Wenn es auch zu 70%igen und/oder 100%igen Überstunden kommt, ist die Kalkulation eines bestimmten Stundenkontingents, zB Durchschnitt der geleisteten Stunden im letzten Jahr, empfehlenswert. Im Leitfaden der Sozialpartner gibt es dazu weitere Berechnungsbeispiele.

Sollte die Pauschale weitere Entgeltbestandteile abgelten, sind diese zur All-in-Pauschale hinzuzurechnen. Bei der jährlich vorzulegenden Deckungsrechnung sind jedoch alle Entgeltbestandteile der All-in-Pauschale entsprechend aufzuschlüsseln (siehe Zusatzprotokoll im Kollektivvertrag).

5.2. Höchstzulässiges Ausmaß an Überstunden:

Für eine große Gruppe von Angestellten sieht der Kollektivvertrag, mit dem rechnerischen Höchstausmaß, eine Obergrenze bei der Abgeltung von Mehr- und Überstunden vor.

Regelung im AZG bis zum 31. 8. 2018:

Überstunden: max 5 ÜSt pro Woche x 4,33 Wochen x 12 Monate + 60 Stunden/12 Monate = 26,65 Stunden pro Monat. Dieser Wert wird auf 26,4 Stunden abgerundet, um bezahlte Abwesenheiten im Zuge des Ausfallsprinzips berücksichtigen zu können.

Insgesamt können also maximal 26,4 Überstunden im Monat über die Pauschale abgedeckt sein.

Regelung im AZG ab dem 1. 9. 2018:

Überstunden: max 20 ÜSt pro Woche, max 416 ÜSt jährlich (gemäß der EU-Arbeitszeitrichtlinie, nach der in einem 17-wöchigen Durchrechnungszeitraum die wöchentliche Arbeitszeit von 48 Stunden nicht überschritten werden darf. Die Diffe-

renz zwischen der gesetzlichen Normalarbeitszeit pro Woche von 40 Stunden und den im Durchschnitt maximal zulässigen 48 Stunden pro Woche sind 8 Stunden. Diese 8 Stunden multipliziert mit 52 Wochen ergeben die höchstzulässigen 416 Überstunden im Jahr.)

Wichtig ist daher, worüber zum Zeitpunkt des Abschlusses der Vereinbarung Konsens bestanden hat. Dies ist für Arbeitsverträge, die vor dem 1. 9. 2018 abgeschlossen wurden, nur über das zu diesem Zeitpunkt geltende maximale tägliche und wöchentliche Ausmaß an Arbeitsstunden gegeben. Die All-in-Vereinbarungen wurden vor dem Hintergrund einer Höchstarbeitszeit von 10 Stunden täglich bzw 50 Stunden wöchentlich geschlossen.

Will der Arbeitgeber künftig mehr oder die ab 1. 9. 2018 maximal zulässigen Überstunden (416 Stunden pro Jahr) abgedeckt haben, so muss eine neue All-in-Vereinbarung geschlossen werden, ein Umstiegsdienstzettel reicht hier nicht aus.

6. Einstufung bei karenzierten Dienstverhältnissen zum Umstiegsstichtag

Ein Dienstverhältnis kann aus verschiedenen Gründen karenziert sein, zB die Elternkarenz, die Pflegekarenz oder die Bildungskarenz. Das Dienstverhältnis wird dadurch unterbrochen. Zum Umstiegsstichtag ist zu ermitteln, wo sich die/der Angestellte in der alten Gehaltsordnung befindet, um die Basis für den Umstieg zu ermitteln. Daher stellt sich die Frage der Anrechnung jener Zeit, die vor dem Umstiegsstichtag liegt.

Der Kollektivvertrag im Handel gibt die Anrechnung in der Gehaltstabelle ausschließlich für Elternkarenzen vor. Bei einer anderen Form der Karenz ist zu prüfen, ob die Anrechnung aufgrund einer anderen Vereinbarung oder aus betrieblicher Übung vorzunehmen ist.

Für Karenzzeiten gemäß MSchG bzw VKG wird im Anhang 15 des Kollektivvertrages die Entwicklung der Karenzzeitenanrechnung genau dargestellt. Ausschlaggebend ist der Beginn der Karenz. Am häufigsten ist die Anrechnung aus Anlass von Geburten im vollen Ausmaß bis zum 2. Geburtstag jedes Kindes. Diese Regelung ist seit 1. 8. 2019 in Kraft. Nur für Karenzen, die davor begonnen haben, ist die Anrechnung anders. Selbstverständlich kann im Zuge des Umstiegs eine günstigere Regelung angewendet werden.

Mit dem Umstieg in das neue Gehaltssystem ändert sich nichts zur aktuellen gesetzlichen Regelung in Bezug auf alle von der Dienstzeit abhängigen Rechte (Urlaubsanspruch, Kündigungsfrist, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall oder Jubiläumsgeld).

Hinweis: Weitere Berechnungsbeispiele mit den Werten 2021 und Erläuterungen finden Sie im Leitfaden der Sozialpartner "Der neue Kollektivvertrag für Angestellte im Handel", erschienen im DBV Verlag (als Print- und Onlineausgabe erhältlich).