Einsicht in EDV-Buchhaltungen und -Belege

gem § 131 Abs 3 und § 132 Abs 3 BAO

Die so genannte Speicherbuchführung einschließlich einer elektronischen Belegsammlung wird immer mehr zum Standard. Es stellt sich in diesem Zusammenhang aber immer häufiger die Frage, wie den Prüfungsorganen Einsicht in diese Bücher und Belege zu gewähren ist.

Bei größeren Unternehmen ist die so genannte Speicherbuchführung - bei der der gesamte aufbewahrungspflichtige Bestand an Buchungsdaten in vollem Umfang auf EDV-Datenträgern gespeichert bleibt - längst zum Standard geworden. Der Ausdruck der Daten auf Papier ist aus Zeit- und Kostengründen und auch aus Gründen des Datenschutzes stark zurückgegangen. Vielmehr gehen die Unternehmen dazu über, den Prüfungsorganen, wie Wirtschaftsprüfern und den Außenprüfern der Finanzverwaltung, eine Leseberechtigung im Buchhaltungssystem einzurichten. Die Prüfungsorgane können dann über einen PC direkt auf die Buchhaltung zugreifen, was für beide Seiten Zeit- und Arbeitsaufwand vermindert und somit die Effizienz des Prüfungsverfahrens steigert. Dies gilt auch in zunehmendem Maße für die elektronisch gespeicherten Belegsammlungen. Dass seit der Einführung der Prüfsoftware in der Finanzverwaltung sämtliche steuerlich relevanten Daten (auch) auf Datenträger zur Verfügung gestellt werden, ist mittlerweile auch bei Klein- und Mittelbetrieben zur Selbstverständlichkeit geworden.